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会计凭证分录规范

时间:2018-09-09 18:10:44| 来源:| 编辑:笔名| 点击:0次

会计凭证分录规范

一、摘要必须全面准确地描述所记录的交易事项

1.摘要内容反映的记账事项要详实全面

比如报销凭证,摘要应注明是谁报销、什么时间用于什么事项什么性质的费用。比如张三报销4月份巡店交通费,李四报销招待某某公司业务人员招待费。

2.摘要用语要严谨规范

报销人一般要写明实际报销人(也就是真正花钱的是谁,而不是代办报销手续的人-比如领导的秘书代领导履行报销手续时,实际报销人是领导本人),另外会计凭证中的人名都应当使用全名,而不能用职务代替(比如不能使用李总、王经理之类的用词)。

以此类推有往来关系的单位名称要尽量使用全称,不得使用地名代替当地的子公司、代理商、供应商或者客户。凡是涉及债权债务确认的,都必须使用对方的全称或全名,以免多个类似名称出现时混淆不清。

3.摘要要尽量反映会计人员进行交易事项的确认或会计估计的思路,尤其是调账凭证

比如补提摊销费用,除了要制作能反映整个补提摊销费用来龙去脉的附件以外,在录入凭证摘要时,要说明主要的补提原因、补提的期间等信息。比如因房租合同延迟签订,补提2012年1月租金摊销,因预估金额低于实际金额,补提2013年月办公室装修费摊销,因摊销期限由3年改为2年,补提2013年月份转让费摊销。

二、会计凭证借贷方科目数量的使用限制

在录入会计凭证时,会计人员往往图当时之便,加快会计凭证录入速度,采取一个凭证里面多借多贷的方法做账。需要注意几点:

1.允许一借多贷或者多借一贷的会计分录,不允许多借多贷会计分录

这里的借贷科目都是指末级科目。一借多贷或者多借一贷,一是指在借方或者贷方,只允许出现一个末级科目(并不是指只允许出现一行分录);多是指在借方或贷方,可以出现多个末级科目。比如下面的会计分录属于多借一贷:

借:管理费用-市内交通费 100

贷:库存现金 100

借:销售费用-业务招待费 200

贷:库存现金 200

上面的分录记录了两笔报销业务,可以做在一个会计凭证里面,有两个借方末级科目,一个贷方末级科目。如果上述业务是同一个人报销,还可以将贷方科目合并处理:

借:管理费用-市内交通费 100

借:销售费用-业务招待费 200

贷:库存现金 300

在处理不同性质的交易事项时,录入凭证分录,一借一贷的金额最好保持一致,即使只有一个借方或者贷方科目也不用合并;现金和银行凭证的分录也不要合并。比如下面的银行收款凭证属于一借多贷,借方科目最好不要合并,以保持与银行对账单的流水一致:

借:银行存款-1088账户 200

贷:应收账款-A客户 200

借:银行存款-1088账户 500

贷:应收账款-B客户 500

2.过渡科目,不允许在一个凭证内进行结转

比如下面的分录在同一个凭证是不允许的:

借:库存商品 200

贷:生产成本 200

借:主营业务成本 200

贷:库存商品 200

这个凭证里面

会计凭证分录规范

,库存商品是过渡科目,这个结转过程必须分两个会计凭证处理。同时这样的做法也违反了上面第1项关于多借多贷的限制,借方和贷方都存在两个末级科目。

另外也要注意,下面这样的凭证同样违反多借多贷限制假设张三借了200元备用金,并在当月偿还,会计人员为图方便在一个凭证里面处理:

借:其他应收款-张三 200

贷:库存现金 200

借:库存现金 200

贷:其他应收款-张三 200

多借多贷凭证,主要是会导致查询明细账的时候,对方科目会混乱,不利于正确地使用明细账。当借方和贷方都存在多个末级科目的时候现有财务软件系统是无法分辨其中的一一对应关系的,系统默认只识别第一次出现的,末级科目为对方科目。比如上述生产成本转入库存商品,再转入主营业务成本的例子,主营业务成本的对方科目本来应该是库存商品,但是如果处理在一个凭证里面,查询明细账时其对方科目就变成了生产成本(因为生产成本出现在前);而库存商品的对方科目也是生产成本,这样的统计明细账时,生产成本就被重复计算,导致查账错误。